Исследования показали, что информация лучше воспринимается, когда вербальное общение дополнено визуальным контактом (жесты, мимика, прочее), поэтому при коммуникации на расстоянии лучше использовать видеосвязь. Она превосходит телефонные звонки, но немного хуже живого разговора.

В бизнесе требования к виртуальному общению намного выше, так как важно не только видеть и слышать собеседника, но и устраивать конференции, отправлять документы, показывать презентации. Такой рабочий режим называется видеоконференцией, а технология передачи информации этим способом – видеоконференцсвязь.

Сфера применения видеосвязи и видеоконференций

Видеоконференцсвязь активно используется для оптимизации рабочих процессов. Интернет-конференции помогают сократить количество командировок и сэкономить на сопутствующих расходах.

Эффективность использования видеосвязи в работе фирмы

Видеосвязь помогает сэкономить время, деньги и силы, которые тратят сотрудники компаний на частые поездки для бизнес-встреч. Также благодаря видеотрансляции удается добиться высокого уровня обучаемости:

• обучаемость повышается на 200 %;

• информация усваивается на 40 % лучше и 38 % быстрее;

• авторитет докладчика повышается на 43 %;

• результат общения на 55 % определяет мимика, а на 38 % – голос.

Видеоконференция решает проблему необходимости присутствовать в нескольких местах одновременно. Этот аспект особо важен для компаний, где дорого ценится время. Для видеосвязи применяются 2 технологии: программная и аппаратная.

Характеристика программных технологий видеоконференций

Чтобы провести видеоконференцию, понадобится компьютер, телефон или другой подходящий гаджет с гарнитурой. Программы для видеосвязи бывают бесплатными и позволяют связаться сразу с несколькими участниками. Но такие утилиты характеризуются низким качеством изображения: с их помощью трудно организовать групповые конференции (камера не захватывает всех участников) и параллельно открыть какой-либо файл (гаджет не выдерживает нагрузки).

Особенности аппаратных технологий

Аппаратные технологии обойдутся дороже, так как лишены всех отрицательных сторон программных решений. Они обеспечивают качественную передачу изображения, стабильную работу, поддерживают подсоединение внешних устройств. Аппаратные решения устанавливаются в кабинетах вышестоящих руководителей, комнатах для переговоров и конференц-залах. К ним можно подключить дополнительные камеры, акустику, систему управления, вывести картинку на несколько экранов.

Профессиональные приборы для онлайн-конференций:

• модуль (иногда он вмонтирован в камеру или специальный телефон), который включает кодек, обработку видео и звука;

• средства для вывода картинки и звука: экраны, колонки, проекторы, прочее;

• дополнительные приборы: освещение, усиление звука, средства для записи информации, прочее;

• специальные программы для оборудования;

• подключение к интернету.

Оборудование для персональной видеосвязи

Персональная видеосвязь обеспечивается устройствами, предназначенными для одного человека: компьютером или ноутбуком, веб-камерой, наушниками, микрофоном. Для личных нужд подойдет смартфон. Главное – качественное интернет-соединение. 

Проведение групповых видеоконференций

Групповая видеоконференция состоит из двух и более сторон, где может насчитываться по нескольку человек. Система для такой видеосвязи монтируется в комнате для переговоров или конференц-зале. Обязательно устанавливается большой экран или проектор, демонстрирующий всех членов заседания.

Задачи групповой системы видеосвязи:

• съемка и передача изображения исключительно участников конференции;

• демонстрация картинки на экранах и вывод звука с помощью акустики.

Техника для групповых конференций должна обладать высокой вычислительной мощностью, чтобы передавать информацию онлайн. Различают профессиональные устройства начального уровня и бизнес-класса. Первая группа предназначена для общения двух сторон, вторая подходит для многопользовательских конференций.

Группы приборов (устройства подбираются индивидуально):

• телефон для видеоконференцсвязи – самостоятельный прибор, можно использовать для групповых конференций;

• камеры, предназначенные для видеоконференций;

• техника для передачи дополнительной информации, усиления звука, улучшения мощности аппаратуры.

Комплексные системы от производителя

Профессиональный набор включает все необходимые приборы для видеоконференций. Производитель заранее продумал каждый нюанс, поэтому клиент получает готовое решение для организации конференций в онлайн режиме.

Подготовка помещения к видеоконференции

Выбором оборудования и подготовкой специальной комнаты должны заниматься системные интеграторы. Но их услуги дороги, поэтому этот вариант не всегда экономически оправдан. Производители стараются упростить установку устройств, чтобы пользователи сумели выполнить ее самостоятельно. Практически все устройства интегрируются с ОС компьютеров и телефонов.

Для подключения оборудования применяются наиболее популярные способы или специальные адаптеры. Современные приборы поддерживают новые программы и приложения. Производители предлагают уникальные утилиты, чтобы подключить и настроить систему, облегчить управление. Простые устройства с небольшим набором компонентов можно подключить самостоятельно.